Sistema Unificado de Registros SURDOC

El Programa SURDOC es una herramienta normalizada desarrollada para el manejo de la información relativa a las colecciones patrimoniales de los museos del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural e instituciones invitadas.

Entre los años 1995-2000, la línea de trabajo del CDBP se concentró en el desarrollo e implementación del Proyecto Registro Automatizado de las Colecciones de los Museos de la DIBAM, que consistió en el diseño y creación del Programa SUR de estructura flexible, sustentada en Access, de Microsoft Office 2000. La elección de este lenguaje respondió a su compatibilidad con distintas plataformas computacionales.

El programa marcó el inicio del desarrollo de bases de datos referidas a colecciones de museos, incorporado información en texto e imagen de los objetos registrados. Su adopción permitió tener un acceso rápido a la información, mejorar la calidad de los datos y agilizar su recuperación. Permitió el ingreso normalizado de información de las colecciones y la implementación de equipamiento computacional para los museos del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural.

No obstante los beneficios otorgados por esta plataforma, que fueron muchos, a partir del año 2001 se consideraron las múltiples iniciativas ofrecidas por el vertiginoso desarrollo tecnológico, se optó por la creación de un sistema de información interconectado entre el CDBP y los museos der Servicio, mediante la migración a una plataforma en Internet. En el año 2003 se presentó la primera versión del Programa SUR en Internet todavía con resabios del formulario existente en Access.

A partir del año 2007 el Programa cambia de nombre a SURDOC y partir de entonces consta de dos sitios web el  Público www.surdoc.cl y el Administrativo.

El Sitio Público pensado para el público general que necesita obtener información de las colecciones patrimoniales resguardadas en los museos. Contiene un sistema de búsqueda por filtros que permiten seleccionar campos para obtener el resultado deseado con la mayor precisión posible. La información se muestra en mosaico de registros, con la posibilidad de imprimir una ficha del objeto que contiene información en texto e imagen. Incluye un correo de contacto para interactuar con el público respondiendo las inquietudes y consultas planteadas.

El Sitio Administrativo se diseñó pensando en el administrador o responsable del ingreso de información de cada museo, para el manejo y administración eficiente de su colección. El sitio se encuentra organizado en menús y campos de información. Para recuperar los datos cuenta con un sistema de búsqueda por filtro de resultados. Permite la elaboración de informes con la información requerida por el usuario, que muestra los datos seleccionados del objeto con o sin imágenes. Es posible también imprimir "Libro de Inventario" con una selección de campos acorde a un conjunto requerimientos predeterminados.

Se accede al sitio mediante un nombre de usuario y una clave o contraseña, previa acreditación ante el CDBP, que administra el sitio y realiza jornadas de capacitación para usuarios administradores que contemplan el uso adecuado del sistema, tanto en el aspecto técnico como en los contenidos.

La documentación visual o fotográfica de las colecciones tiene un lugar importante entre los  objetivos del CDBP, que considera el registro visual como un complemento esencial del registro textual de un objeto. Es así que cuando se inicia el proceso de digitalización de los registros, las imágenes de los objetos son parte esencial en el proceso de registro y documentación y se desarrollan estándares, tanto para captura y edición de imágenes como para su almacenamiento.

El CDBP realiza actualizaciones al sistema en forma constante ya que nuestro trabajo consiste en optimizar la herramienta SURDOC para facilitar la tarea de los registradores o usuarios locales, y otorgar al público general una mayor y mejor información a través del sitio público.

Es importante destacar que SURDOC cuenta con instituciones otras públicas invitadas a participar de los beneficios del sistema, tales como: el Museo Marítimo Nacional, la Galería Gabriela Mistral dependiente del Consejo de la Cultura y las Artes, el  Departamento de Antropología de la Universidad de Chile,  la Pinacoteca de la Universidad de Concepción, el Museo Municipal de Valparaíso, la Presidencia de la República (Palacio de la Moneda y Cerro Castillo) , Museo del Carmen de Maipú.  Que aportan con sus variadas colecciones a enriquecer el patrimonio chileno depositados en los museos.