Historia del Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales

El Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales (CDBP) es un organismo de naturaleza técnica, dependiente del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, cuya razón de ser es contribuir al desarrollo de políticas de registro, inventario y documentación de colecciones  para los museos de Chile. El CDBP posee en la actualidad dos áreas de trabajo: Registro y Documentación, Programa SURDOC y Vocabulario Normalizado, Tesauros.

La documentación de las colecciones es una de las principales funciones que todo museo, cualquiera sea su tamaño y características, debe cumplir. La documentación es un sistema que abarca toda la información acumulada sobre los objetos de un museo. Como lo ha señalado el Comité Internacional de Documentación (CIDOC) del Consejo Internacional de Museos (ICOM), la documentación en los museos está relacionada con el desarrollo y uso de la información de los objetos que componen sus colecciones y con los procedimientos que apoyan la gestión de dichas colecciones. Esta información debe estar registrada en forma escrita y/o digital en un sistema de documentación que sea accesible tanto para el equipo del museo, los investigadores y el público en general.

El CDBP sucede en 1997 a la Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural, organismo creado en 1982 para dar soluciones concretas a diversas problemáticas en materia de documentación de colecciones, detectadas en el Diagnóstico de los Museos de Chile realizado entre 1980 y 1981 con el apoyo del Programa de Apoyo de las Naciones Unidas Área para el Desarrollo PNUD. El análisis señalaba que la mayor dificultad para realizar un ordenamiento de las colecciones, lo constituía la falta absoluta de inventarios y catálogos que ofrecieran antecedentes fidedignos de la cantidad real de objetos depositados en los museos y sus respectivas clasificaciones. Se consideró necesario que la Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural, creada en 1982 por la DIBAM, consiguiera reglamentar e implementar un sistema de inventario que registrara los bienes depositados en los museos del país.

La Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural, dirigida por el arquitecto Rodrigo Valenzuela, tuvo por misión desarrollar un sistema de documentación estandarizado que pudiera ser utilizado por todos los museos de la DIBAM, adaptando, a la realidad chilena, sistemas usados en otros países. El principal instrumento de inventario fue una Ficha Polivalente, con una fotografía del objeto, diseñada considerando la pluralidad y diversidad de las colecciones depositadas en nuestros museos. Esta ficha era aplicada por especialistas que se trasladaban por un determinado tiempo a cada uno de los museos, para  levantar información sobre los objetos depositados en ellos. El producto final de esta actividad era un Libro de Registro que agrupaba en orden correlativo cada una de las fichas. Aunque el proceso significó un gran avance, tenía innumerables desventajas. Su principal problema era la carencia de personal especializado en los museos, la lentitud implícita en el proceso manual, las dificultades para recuperar la información y la complejidad de los procesos de actualización de los datos inherente a un sistema de registro manual. La solución más obvia a estos problemas era la digitalización de los sistemas de registro.

Entre 1992 y 1995 se realizó un estudio de programas de registro automatizado utilizados en diversos lugares del mundo. No obstante esa indagatoria, en 1996 se tomó la decisión de desarrollar en Chile, un sistema propio que reuniera las siguientes características: información ordenada en un formato lógico, bases de datos relacionales, ingreso de datos normalizados, incorporación de vocabulario estandarizado, asociación de información en texto e imagen y  actualización permanente de la información.

Se implementó un proyecto para diseñar un programa de registro de colecciones sustentado en su primera etapa en Microsoft Access 2000. El programa permitiría el ingreso normalizado de información de las colecciones de los museos de la DIBAM (hoy Servicio Nacional del Patrimonio Cultural), caracterizados por tener una amplia y variada gama de colecciones (de arte, históricas, arqueológicas y de historia natural). Este programa fue el resultado de un trabajo conjunto de los profesionales del CDBP con un equipo de especialistas en informática, se basa en las Categories for the Description of Works of Art y el Art & Architecture Thesaurus, diseñadas por el Getty Information Institute, institución de la que se recibió asesoría y financiamiento.

Se pudo adquirir, además, el equipamiento computacional necesario tanto para los museos de la DIBAM como para el CDBP. El programa se denominó SUR (Sistema Unificado de Registro). La instalación del Programa SUR y su uso en los museos comienza experimentalmente el año 1998. La capacitación de los administradores locales se realizó mediante un proyecto financiado por la Fundación Andes, que involucró no solamente funcionarios de los museos de la DIBAM sino también de otras instituciones públicas y privadas.

No obstante los beneficios otorgados por esta plataforma, que fueron muchos, como por ejemplo, permitió realizar un cálculo cuantitativo de los “objetos”  depositados en cada uno de los 23 museos regionales y especializados dependientes de la Subdirección de Museos, conocer la cantidad de colecciones en exhibición y en depósito, entre otros datos.  Mediante el uso del sistema se constató la incomunicación entre los museos, por ésta razón se consideró indispensable la creación de un sistema de información interconectado entre el CDBP y los museos DIBAM, basado en parámetros de normalización, con un soporte tecnológico y de comunicaciones acorde con la dimensión de su estructura y considerando lo disponible en el mercado de acuerdo a las tendencias del momento.

Es así que el CDBP, consideró entre sus prioridades la ejecución del Proyecto Sur Redes (2001-2003) financiado por la DIBAM a través de sus fondos de inversión, que consideraba la migración de la información contenida en las bases de datos en formato Access a un ambiente Internet. Se implementó entonces, un servidor web conectado a Internet mediante un enlace digital dedicado de banda ancha, se produjo la migración de los datos, lo que trajo consigo una nueva capacitación dirigida a los usuarios administradores, uno por cada museo regional y especializado, incorporándose también a los tres museos nacionales: Museo Nacional de Bellas Artes, Museo Histórico Nacional  y Museo Nacional de Historia Natural.

El CDBP pasa a ser la unidad centralizadora de la información y como tal desarrollará funciones específicas como: revisar constantemente la información de manera de asegurar su consistencia, veracidad y permanencia en el tiempo, mantener los estándares de normalización de vocabulario mantener contacto con los encargados de colecciones de los museos, responsables de las colecciones así como de la información ingresada al sistema.

A partir del año 2010 para temas específicos como: el respaldo de los datos y nuevos desarrollos informáticos, el Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales trabaja con el apoyo y supervisión especializada de la Coordinación de Políticas Digitales del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural.