Sistema Unificado de Registros SURDOC
Tarjetero, Museo de Artes Decorativas
Tarjetero, Museo de Artes Decorativas, Registro SURDOC 24-2347
El Programa SURDOC es una herramienta normalizada para el manejo de información de las colecciones de los museos, creada, desarrollada y aplicada los museos de la DIBAM.
Entre los años 1995-2000, la línea de trabajo del CDBP se concentró en el desarrollo e implementación del Proyecto Registro Automatizado de las Colecciones de los Museos de la DIBAM, que consistió en el diseño y creación del Programa SURDOC de estructura flexible, sustentada en Access, de Microsoft Office 2000. La elección de este lenguaje respondió a su compatibilidad con distintas plataformas computacionales.
El programa permitió el ingreso normalizado de información de las colecciones de los Museos DIBAM, caracterizados por tener una variada gama de tipologías de colecciones. Permitió también la implementación de equipamiento computacional para los museos DIBAM. Fue el inicio del desarrollo de bases de datos referidas a colecciones de museos, incorporado información en texto e imágenes de los objeto registrados. Su adopción permitió tener un acceso rápido a la información, mejorar la calidad de la información y agilizar su recuperación.
No obstante los beneficios otorgados por esta plataforma, se constató que el problema de la incomunicación entre los museos persistía, razón por la que se consideró indispensable la creación de un sistema de información interconectado entre el CDBP y los museos DIBAM.
Es así que el CDBP, consideró entre sus prioridades la ejecución del Proyecto Sur Redes (2001-2003) financiado por la DIBAM a través de sus fondos de inversión, que consideraba la migración de la información contenida en las bases de datos en formato Access a un ambiente Internet. Se implementó entonces, un servidor Web conectado a Internet mediante un enlace digital dedicado de banda ancha, lo que trajo consigo la capacitación de los usuarios administradores, de los museos regionales y especializados y los tres museos nacionales.
A partir del año 2005 el Programa SURDOC consta de dos sitios Web el Sitio Público (www.surdoc.cl) y el Sitio Administrativo.
El Sitio Público pensado para el público general que necesita obtener información de las colecciones patrimoniales resguardadas en los museos. Cuenta con dos sistemas de búsqueda: simple y avanzada, que permite seleccionar campos y filtrar la información obteniendo el resultado deseado con la mayor precisión posible. La información se muestra en mosaico o listado de registros, con la posibilidad de imprimir una ficha del objeto con información en texto e imagen. Incluye un correo de contacto para interactuar con el público respondiendo las inquietudes y consultas planteadas.
El Sitio Administrativo se diseñó pensando en el administrador o responsable del ingreso de información de cada museo, para el manejo y administración eficiente de su colección. El sitio se encuentra organizado en menús, submenús y campos de información. Para recuperar la información cuenta también con un sistema de búsqueda simple y otra avanzada. Permite la elaboración de informes con los datos requeridos por el usuario, que muestran los datos seleccionados del objeto con o sin imágenes. Es posible también imprimir "Libro de Inventario" con una selección de campos acorde a un conjunto requerimientos predeterminados.
Se accede al sitio mediante un nombre de usuario y una clave o contraseña, previa acreditación ante el CDBP, que ha realizado programas de capacitación de usuarios administradores para el uso adecuado del programa, tanto en el aspecto técnico como en los contenidos.
La documentación fotográfica de las colecciones tuvo desde los inicios del CDBP un lugar importante entre sus objetivos, siendo el registro visual un complemento esencial del registro textual implementado en los museos del país. Es así que cuando se inicia el proceso de automatización de los registros, las imágenes también son consideradas como una parte significativa de este proceso, se elaboran estándares tanto para captura y edición de imágenes como para su almacenamiento.
El total de registros ingresados al sistema, al 19 de julio de 2012, asciende a 105.591 y el total de registros con imagen es de 68.188 por lo que una de las tareas prioritarias es completar la información visual de los registros ingresados a SURDOC.
El CDBP anualmente realiza actualizaciones al sistema ya que nuestro trabajo consiste en optimizar la herramienta SURDOC para facilitar la tarea de los registradores o usuarios locales, y otorgar público general una mayor y mejor información a través de nuestro sitio público.
Es importante destacar que SURDOC cuenta con instituciones no DIBAM invitadas a participar de los beneficios del programa, se trata del Departamento de Antropología de la Universidad de Chile, la Galería Gabriela Mistral dependiente del Consejo de la Cultura y las Artes y de la Pinacoteca de la Universidad de Concepción, poseedora de la más importante colección de pintura chilena de la Generación de 1913.
