Transferencias Documentales

Como resultado de sus actividades y gestión administrativa, las instituciones producen documentos que, una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, deben ingresar al Archivo Nacional para su preservación permanente.

Técnicamente este movimiento se define como transferencia documental y corresponde al traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Este mecanismo permite solucionar la acumulación ilimitada de documentos en una institución y facilita que se mantengan accesibles para consulta, ya sea para la toma de decisiones de la propia administración o para el servicio de las personas que así lo requieran.

De conformidad con lo establecido en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, organismos de la administración pública y del Poder Judicial, anualmente deben ingresar al Archivo Nacional los tipos de documentos que hayan cumplido ciertos plazos de antigüedad en sus instituciones de origen, tal como se indica a continuación:

Tabla de plazos ingreso de documentación

Para iniciar una transferencia documental, debe comunicarse por teléfono o correo electrónico con la Coordinación de Transferencias Documentales del Archivo Nacional o su Archivo Regional.

(En ningún caso, puede remitir documentos sin esta diligencia previa).

Los datos de contacto son los siguientes:

• Coordinación de Transferencias Documentales del Archivo Nacional

Teléfonos: 227155129 / 227155130 / 227155131

Correo electrónico: coordinaciontransferencias@archivonacional.cl

Dirección: Matucana 151, 4to. Piso, Santiago.

• Archivo Regional de Tarapacá

Teléfonos: 572211118 / 572211127

Correo electrónico: transferenciasart@archivonacional.cl

Dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique.

• Archivo Regional de La Araucanía

Teléfonos: 452316500 / 452316501

Correo electrónico: transferenciasara@archivonacional.cl

Dirección: Lautaro 1171, Temuco.

Con el propósito de regular las actividades involucradas en el proceso de transferencia documental y establecer un mecanismo de control que permita verificar su conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200 de 1929, del Ministerio de Educación Pública, el Archivo Nacional ha elaborado el Instructivo para la Transferencia de Documentos en Soporte Papel al Archivo Nacional de Chile, cuya versión actualizada puede consultar a continuación.