Historia del Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales
Pocillo, Museo de Artes Decorativas
Ronda Mapuche, Fábrica de Cerámica de Lota, Museo de Artes Decorativas, Registro SURDOC 24-1124
El Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales (CDBP) es un organismo gubernamental, de naturaleza técnica, dependiente de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), cuya razón de ser es contribuir al desarrollo de políticas de documentación para los museos de Chile. El CDBP posee en la actualidad dos áreas de trabajo: Programa SURDOC y Vocabulario Normalizado.
La documentación de las colecciones es una de las principales funciones que todo museo, cualquiera sea su tamaño y especialidad, debe cumplir. La documentación es un sistema que abarca toda la información acumulada sobre los objetos de un museo. Como lo ha señalado recientemente el Comité Internacional de Documentación (CIDOC) del Consejo Internacional de Museos (ICOM), la documentación en los museos está relacionada con el desarrollo y uso de la información de los objetos que componen sus colecciones y con los procedimientos que apoyan la gestión de dichas colecciones. Esta información debe estar registrada en forma escrita y/o digital en un sistema de documentación que sea accesible tanto para el equipo del museo, los investigadores y el público en general.
El CDBP sucede en 1997 a la Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural, organismo creado en 1982 para resolver diversos problemas en materias de documentación detectados en el Diagnóstico de los Museos de Chile realizado entre 1980 y 1981 con el apoyo del PNUD. El diagnóstico señalaba que la mayor dificultad para realizar un ordenamiento de las colecciones lo constituye la falta absoluta de inventarios y catálogos que ofrezcan antecedentes fidedignos de la cantidad real de objetos y sus respectivas clasificaciones. Se consideraba necesario que la Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural creada en 1982 por la DIBAM pueda reglamentar un sistema de inventario que registre los bienes depositados en todos los museos del país.
La Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural dirigida por el arquitecto Rodrigo Valenzuela, tuvo por misión desarrollar un sistema de documentación estandarizado que pudiera ser utilizado por todos los museos de la DIBAM, adaptando sistemas usados en otros países a la realidad chilena. El principal instrumento de registro fue una Ficha de Registro Polivalente con fotografías, diseñada considerando la pluralidad y diversidad de las colecciones depositadas en nuestros museos. Esta ficha era aplicada por especialistas que se trasladaban por un determinado tiempo a cada uno de los museos. El producto final de esta actividad era un Libro de Registro que agrupaba secuencialmente cada una de las fichas. Este proceso fue sin duda un gran avance pero tenía innumerables desventajas. Sus principales problemas eran la carencia de personal especializado, la lentitud de los procesos manuales, las dificultades para recuperar la información y la complejidad de los procesos de actualización de la información que implicaba un sistema de registro manual. La solución más obvia a estos problemas era la automatización de los sistemas de registro.
Entre 1992 y 1995 se realizó un estudio de sistemas de registro automatizado utilizados en diversos lugares del mundo. En 1995 se tomó la decisión de desarrollar un sistema propio, que reuniera las siguientes características: información ordenada en un formato lógico, bases de datos relacionales, formatos de ingreso de datos normalizados, incorporación de vocabulario estandarizado, incorporación de información en texto e imagen y una actualización permanente de la información.
Se implementó un proyecto para diseñar un programa de registro automatizado de colecciones sustentado en su primera etapa en Microsoft Access 2000. El programa permitiría el ingreso normalizado de información de las colecciones de los museos de la DIBAM, caracterizados por tener una amplia y variada gama de colecciones (de arte, históricas, arqueológicas y de historia natural). Este programa fue el resultado de un trabajo conjunto de los profesionales del CDBP con un equipo de especialistas en informática y se basa en las Categories for the Description of Works of Art y el Art & Architecture Thesaurus, diseñadas por el Getty Information Institute, institución de la que se recibió asesoría y financiamiento.
Se pudo adquirir, además, el equipamiento informático necesario tanto para los museos de la DIBAM como para el CDBP. El programa se denominó SUR (Sistema Unificado de Registro). La instalación del Programa SUR y su uso en los museos comienza experimentalmente el año 1997. La capacitación de los administradores locales se realizó mediante un proyecto financiado por la Fundación Andes, que involucró no solamente funcionarios de los museos de la DIBAM sino también de otras instituciones.
